logo

Kebijakan akun email

Perlu diketahui bahwa Universitas Padjadjaran dalam menyediakan layanan email memanfaatkan aplikasi Google mail yang menjadi bagian dari  layanan aplikasi Google Suites yang selanjutnya diberi nama Google Workspace for education. Google Workspace for education menyediakan berbagai layanan seperti Google mail, google drive, google docs, google sheets, google slide, google classroom dan beberapa aplikasi pendukung lainnya.

Dengan perkembangan pertumbuhan teknologi informasi dan komunikasi dan meningkatnya kebutuhan layanan google, google telah membuat kebijakan kepada seluruh sekolah dan perguruan tinggi pengguna layanan Google workspace bahwa mulai tahun 2022 layanan Google workspace for education akan dibatasi total kapasitasnya sebesar 100 TB dan 80.000 akun pengguna.  Kebijakan ini diambil oleh google untuk mempertegas penggunaan layanan google workspace for education adalah benar-benar untuk pendidikan. Kelebihan kapasitas yang digunakan akan dikenakan biaya sesuai dengan kebijakan baru google.

Sebagai laporan bahwa saat ini Unpad telah menggunakan layanan google workspace for education dengan kapasitas yang mencapai lebih dari 300TB dengan lebih dari 70.000 akun pengguna yang telah digunakan. Sehingga besarnya kapasitas yang telah digunakan tersebut dapat disimpulkan bahwa tahun depan Unpad harus menyiapkan anggaran khusus untuk layanan google tersebut.

Sebagai bentuk antisipasi dalam menyiapkan anggaran teknologi informasi yang lebih efisien, Direktorat Perencanaan dan Sistem Informasi telah menyusun kebijakan baru terkait layanan teknologi informasi. Salah satu yang diatur adalah layanan akun email dan aplikasi kolaborasi. Kebijakan tersebut secara bertahap akan dilakukan mulai bulan September 2021. Adapun langkah- langkah yang akan dilakukan adalah sebagai berikut:

  1. Direktur Perencanaan dan sistem Informasi akan melakukan sosialisasi pedoman tentang layanan teknologi dan sistem informasi khususnya terkait layanan akun email dan aplikasi kolaborasi.
  2. Tim admin Google workspace unpad akan memberitahukan seluruh akun-akun PAuS yang mengaktifkan layanan Google Workspace untuk melakukan penataan data yang tersimpan pada Google Drive dengan memprioritaskan khusus untuk mendukung akademik dan administrasi kerja di lingkungan Unpad. Untuk data non akademik mulai dilakukan dihapus atau dipindahkan (diunduh).
  3. Tim admin Google workspace unpad akan memeriksa dan membuat surat pemberitahuan untuk mengingatkan kepada akun-akun PAuS  yang mengaktifkan layanan Google Workspace dan menggunakan kapasitas penyimpanan di atas batas maksimum yang telah ditetapkan pada surat pengumuman ini (terlampir).
  4. Tim admin Google workspace unpad akan memberitahu melalui email terkait akun-akun PAuS yang akan dinonaktifkan atau dihapus yang disebabkan tidak aktif akun tersebut, mahasiswa telah lulus, pegawai atau dosen telah pensiun, banyaknya spam, atau adanya laporan penyalahgunaan akun untuk kepentingan pribadi non akademis, dan mengganggu kinerja Unpad.
  5. Bagi akun PAuS yang mendapatkan pemberitahuan kapasitas layanan Google Workspace yang melebihi batas seperti yang dijelaskan pada poin ke-3. Jika dalam jangka waktu 1 (satu) bulan setelah pemberitahuan, kapasitas Google Drive masih melebihi batas kapasitas yang ditentukan, maka pihak admin akan melakukan suspend pada layanan Google Workspace dari akun PAuS tersebut
  6. Bagi akun PAuS yang mendapatkan pemberitahuan tentang penonaktifan akun yang disebutkan pada poin ke-4. Pihak admin akan memberikan waktu 1 (bulan) sebelum akun PAuS tersebut disuspend untuk memberi kesempatan bagi pengguna untuk mengambil/download data-data miliknya di layanan Google Workspace yang terhubung dengan akun PAuS tersebut. Proses pengambilan data dapat menggunakan fitur Google Takeout.
  7. Akun PAuS/layanan Google Workspace-nya disuspend dikarenakan poin ke-5 dan ke-6, masih dapat dikembalikan untuk keperluan penataan data atau penarikan data yang belum selesai (jika pengguna masih membutuhkan waktu lebih lama dalam menata data/menarik data) dengan mengirimkan permohonan ke DPSI. Jika layanan Google Workspace/Akun PAuS yang disuspend tidak ada respon dari pemiliknya setelah 1 bulan dari masa suspend, maka pihak admin akan menghapus layanan Google Workspace/Akun PAuS beserta data didalamnya dan data didalamnya tidak dapat dipulihkan kembali.
  8. Khusus Pengguna pemilik akun PAuS yang telah meninggal akan dilakukan pencadangan atau backup dan diberikan waktu toleransi 3 (tiga) bulan sebelum dilakukan penghapusan.
  9. Direktur Perencanaan dan Sistem Informasi akan melakukan evaluasi dari hasil penataan akun Google workspace ini sebagai bahan pendukung aturan baru tentang layanan akun email dan aplikasi kolaborasi yang akan ditetapkan awal tahun 2022.

 

Spesifikasi layanan akun email dan aplikasi kolaborasi Google Workspace : Download
Cara Mengekspor File Google Drive melalui Google Takeout : Download

 

Mainkan game slot online terlengkap dari Pragmatic Play Indonesia dan menangkan bonus jackpot terbesar bersama agen slot.