Definisi

Layanan sistem informasi adalah layanan sistem informasi manajemen di lingkungan Universitas Padjadjaran yang diberikan kepada pengguna sesuai dengan peraturan yang berlaku. Sistem informasi yang diberikan layanan adalah sistem informasi yang terdata dan dikelola oleh PTSI.

Bentuk layanan yang diberikan mencakup:

1. Layanan aduan kesalahan program / error;
2. Layanan aduan permasalahan akses sistem;
3. Layanan bimbingan untuk pengelola sistem di unit kerja yang bertanggung jawab jalannya sistem;

Jenis Layanan

Sistem Mahasiswa

1. Sistem Penerimaan Mahasiswa Baru
2. Sistem Akademik
3. Sistem Wisuda
4. Sistem Kemahasiswaan

Sistem Pegawai

1. Sistem Dosen
2. Sistem Sta

Sistem Manajemen

1. Pendampingan
2. Bimbingan teknis

Fasilitas layanan yang didapatkan

Penyelesaian permasalahan dalam menggunakan sistem informasi.

Pihak yang dilayani

Mahasiswa

SIAT memiliki fasilitas sistem yang dapat diakses dan digunakan oleh mahasiswa. Akses yang dapat diberikan mengikuti aturan dan prosedur sistem yang telah diatur hak aksesnya bagi mahasiswa. Sebagai contoh beberapa akses sistem yang dapat diberikan kepada mahasiswa adalah akses terhadap sistem operator perwakilan unit kegiatan mahasiswa, dan organisasi kemahasiswaan yang terdaftar di direktorat kemahasiswaan dan alumni. Status akses mahasiswa sangat terbatas dan harus melalui prosedur dengan penetapan surat tugas dari unit kerja.

Dosen

SIAT memiliki fasilitas sistem yang dapat diakses dan digunakan oleh dosen. Akses yang dapat diberikan mengikuti aturan dan prosedur sistem yang telah diatur hak aksesnya bagi dosen. Sebagai contoh beberapa akses sistem yang dapat diberikan kepada dosen adalah akses terhadap sistem operator perwakilan dan organisasi yang terdaftar di fakultas dan rektorat. Status akses dosen sangat terbatas dan harus melalui prosedur dengan penetapan surat tugas dari unit kerja.

Staff

SIAT memiliki fasilitas sistem yang dapat diakses dan digunakan oleh staf. Akses yang dapat diberikan mengikuti aturan dan prosedur sistem yang telah diatur hak aksesnya bagi staf. Sebagai contoh beberapa akses sistem yang dapat diberikan kepada staf adalah akses terhadap sistem operator organisasi fakultas dan rektorat. Status akses staf sangat terbatas dan harus melalui prosedur dengan penetapan surat tugas dari unit kerjanya.

Tamu

SIAT memiliki fasilitas sistem yang dapat diakses dan digunakan oleh tamu. Akses yang dapat diberikan mengikuti aturan dan prosedur sistem yang telah diatur hak aksesnya bagi tamu. Sebagai contoh beberapa akses sistem yang dapat diberikan kepada tamu adalah akses terhadap sistem untuk kebutuhan pemeriksaan dan audit. Status akses tamu sangat terbatas dan harus melalui prosedur dengan penetapan dari unit kerja yang berkepentingan.

Pejabat struktural

SIAT memiliki fasilitas sistem yang dapat diakses dan digunakan oleh pejabat struktural Unpad. Akses yang dapat diberikan mengikuti aturan dan prosedur sistem yang telah diatur hak aksesnya bagi pejabat struktural. Sebagai contoh beberapa akses sistem yang dapat diberikan kepada pejabat struktural adalah akses terhadap sistem mewakili organisasi. Status akses pejabat struktural sangat terbatas dan harus melalui prosedur dengan penetapan surat tugas dari unit kerja.

Pihak-pihak yang terlibat layanan

Tim support dpsi

Tim support dpsi merupakan tim dari pihak dpsi yang memiliki tugas menerima permintaan layanan dan memastikan proses layanan dinyatakan selesai.

Tim teknis dpsi

Tim teknis dpsi adalah tim dari dpsi yang melaksanakan pekerjaan teknis jika dibutuhkan.

Administrator SIAT unit kerja

Administrator SIAT unit kerja adalah tim teknis administrasi dari unit kerja yang berkepentingan membantu pelaksanaan layanan jika dibutuhkan.

Persyaratan Layanan

1. Pengguna wajib melakukan pengajuan layanan sesuai dengan prosedur tahapan layanan.
2. Pengguna menyetujui perjanjian pengguna dan disclaimer layanan.

Perjanjian pengguna

1. Seluruh data adalah milik Unpad.
2. Data yang bersifat rahasia adalah data yang hanya diakses oleh pihak yang berkepentingan dan yang bersangkutan.
3. Data-data penilaian hanya diakses oleh pihak yang berkepentingan.
4. Pengguna mematuhi aturan administrasi dan menjaga kerahasiaan data pada sistem.
5. Menjaga kerahasiaan user dan password.
6. Mematuhi penggunaan sistem sesuai peraturan yang berlaku.
7. Tidak menyalahgunakan akses sistem untuk kepentingan pribadi, golongan, dan/atau kepentingan pihak tertentu yang dapat menyebabkan kerugian oleh pihak yang berkepentingan.
8. Segala bentuk penyalahgunaan akun yang berdampak kepada aspek hukum oleh pengguna akan diproses sesuai hukum yang berlaku.

Disclaimer

1. Penyalahgunaan user dan password menjadi tanggung jawab pengguna.
2. Password disimpan dalam bentuk data yang telah teracak (hash).

Tahapan layanan

Swa Layanan

Tahapan layanan awal dilakukan tahapan-tahapan awal yang dapat dilakukan oleh pengguna sebelum melakukan permohonan layanan.

1. Periksa apakah ada pedoman troubleshooting untuk permasalahan yang dihadapi.
2. Periksa apakah ada sistem yang dapat membantu menyelesaikan permasalahan.
3. Periksa dan komunikasikan dengan tim atau kontak person di unit kerja.

Layanan Individu: Mahasiswa, Dosen, Staff

Mengajukan surat ajuan layanan ke [email protected]

1. Subjek:
   • Pengajuan Layanan aduan kesalahan program / error;
   • Pengajuan Layanan aduan permasalahan akses sistem;
   • Pengajuan layanan bimbingan untuk pengelola sistem di unit kerja yang bertanggung jawab jalannya sistem;
2. Informasi yang perlu dicantumkan:
   • Nama pengusul/ pengajuan;
   • Kode identitas pengusul;
   • Email unpad pengusul;
   • No. hp/wa pengusul;
   • Asal/unit kerja/ fakultas pengusul;
   • URL akses yang diadukan;
   • File screen capture kondisi kesalahan atau yang perlu dikonfirmasi kejelasannya.
3. Telah mempelajari pedoman dan menyetujui perjanjian layanan.
4. Tandatangan pengusul.

Memeriksa ajuan usulan

1. Memeriksa identitas pengusul.
2. Memeriksa pengusul adalah pengguna aktif dan memenuhi persyaratan diberikan akses.
3. Jika memenuhi persyaratan lanjut ke proses pengusulan.
4. Jika tidak memenuhi persyaratan admin sistem membalas surat usulan dan memberikan penjelasan alasan tidak memenuhi persyaratan.

Proses usulan

Admin sistem melaksanakan secara teknis pekerjaan dari pengusul jika memenuhi persyaratan.

Pemberitahuan hasil proses usulan

Admin sistem memberitahu pengguna terkait hasil proses usulan apakah berhasil atau gagal beserta penjelasan jika gagal. Pemberitahuan dapat dilakukan melalui:

1. SMS/WA dan/atau
2. Email ke secondary email address.

Layanan organisasi/Unit kerja

Pendataan kebutuhan user dan kesiapan user

1. Mendata pegawai yang ditugaskan dan memiliki permasalahan sistem.
2. Membuat surat tugas pegawai yang akan ditugaskan.

Mengajukan surat ajuan layanan via e office dan [email protected]

1. Subjek :
   • Pengajuan Layanan aduan kesalahan program / error;
   • Pengajuan Layanan aduan permasalahan akses sistem;
   • Pengajuan layanan bimbingan untuk pengelola sistem di unit kerja yang bertanggung jawab jalannya sistem;
2. Informasi yang perlu dicantumkan:
   • Nama pejabat pengusul/ pengajuan
   • Kode identitas pejabat pengusul;
   • Nama contact person
   • email unpad contact person;
   • no hp/wa contact person;
   • unit kerja/ fakultas pengusul;
3. Melampirkan daftar usulan dengan kolom sebagai berikut:
   • nama
   • kode induk (nip/npm)
   • jenis layanan
   • level akses
   • URL akses yang diadukan
   • File screen capture kondisi kesalahan atau yang perlu dikonfirmasi kejelasannya.
4. Melampirkan surat tugas dan menandatangani perjanjian wewenang ditandatangani masing-masing pengusul.
5. Telah mempelajari pedoman dan menyetujui perjanjian layanan.
6. Tandatangan pejabat pengusul.

Memeriksa ajuan usulan

• Memeriksa identitas pengusul
• Memeriksa pengusul adalah pengguna aktif dan memenuhi persyaratan diberikan akses;
• Jika memenuhi persyaratan lanjut ke proses pengusulan.
• Jika tidak memenuhi persyaratan admin sistem membalas surat usulan dan memberikan penjelasan alasan tidak memenuhi persyaratan.

Proses usulan

Admin sistem melaksanakan secara teknis pekerjaan dari pengusul jika memenuhi persyaratan.

Pemberitahuan hasil proses usulan

Admin sistem memberitahu pengguna terkait hasil proses usulan apakah berhasil atau gagal beserta penjelasan jika gagal. Pemberitahuan dapat dilakukan melalui

1. eoffice;
2. SMS/Wa dan/atau
3. email ke secondary email address.

Penghentian layanan

1. Akses terhadap Sistem dapat dihapus atau diubah sewaktu-waktu tanpa pemberitahuan kepada pengguna berdasarkan pertimbangan dari pihak PTSI.
2. Permintaan penghentian layanan dapat dilakukan atas permintaan pengguna, atasan atau pihak yang lebih berwenang terhadap pengguna dan berdasarkan kebijakan tertentu.

Biaya

Gratis.

Pedoman

1. SIAT Akademik
2. SIAT Penerimaan Mahasiswa Baru
3. SIAT Kepegawaian
4. SIAT-Staffs
5. SIAT-Students
6. SIAT RPM
7. SIAT Kerjasama
8. SIAT Inovkor
9. SIAT Sarpras
10. SIAT Perencanaan
11. SIAT Wisuda
12. SIAT-KKI
13. SIAT Kemahasiswaan
14. SIAT E-Office
15. Oracle Finance
16. Oracle SCM
17. KEP