Google Workspace for Education
Pendahuluan
Universitas Padjadjaran dalam menyediakan layanan email memanfaatkan Google Mail yang menjadi bagian dari layanan Google Workspace. Google Workspace menyediakan berbagai layanan seperti Google Mail, Google Drive, Google Doc, Google Sheet, Google Slide, Google Form, Google Meet, Google Classroom, dan layanan-layanan pendukung lainnya. Untuk dapat mengakses layanan-layanan tersebut, pengguna harus memiliki akun Google Workspace yang terhubung dengan akun PAuS.
Dengan meningkatnya kebutuhan terhadap layanan Google Workspace. Kami memberitahukan kepada seluruh pengguna akun Google Workspace Unpad mengenai kebijakan baru terkait pemanfaatan Google Workspace yang menggantikan “Kebijakan Akun Email” yang diterbitkan pada tanggal 23 Agustus 2021 dan “Prosedur Penataan Ulang Data Google Workspace Unpad” yang diterbitkan pada tanggal 19 November 2021.
Kebijakan pemanfaatan Google Workspace yang berlaku adalah sebagai berikut:
Tabel Kapasitas Google Workspace UNPAD
| Kelompok Akun | Deskripsi | Kapasitas Lama | Kapasitas Baru |
|---|---|---|---|
| Mahasiswa | Akun pada PAuS yang memiliki NPM dengan status regulasi akademik dan berada di prodi yang aktif pada SIAT Akademik | 20 GB | 40 GB |
| Alumni | Akun pada PAuS yang memiliki NPM dengan status lulus dan kurang dari 1 tahun semenjak tanggal kelulusan pada SIAT Akademik | 20 GB | 15 GB |
| Dosen | Akun pada PAuS yang memiliki NIP dengan status aktif, memiliki kode dosen, dan berada di prodi serta fakultas yang aktif pada SIAT Kepegawaian | 60 GB | 100 GB |
| Pensiunan Dosen | Akun pada PAuS yang memiliki NIP dengan status pensiun atau pensiun dini dan kurang dari 3 tahun semenjak tanggal pensiun pada SIAT Kepegawaian | 60 GB | 15 GB |
| Tendik | Akun pada PAuS yang memiliki NIP dengan status aktif dan berada di unit kerja aktif pada SIAT Kepegawaian | 10 GB | 60 GB |
| Pensiunan Tendik | Akun pada PAuS yang memiliki NIP dengan status pensiun atau pensiun dini dan kurang dari 2 tahun semenjak tanggal pensiun pada SIAT Kepegawaian | 10 GB | 15 GB |
| Unit | Akun unit kerja/ormawa pada PAuS yang terdaftar sesuai SOTK Unpad/SK Rektor | 20 GB | 30 GB |
| Jabatan | Akun jabatan struktural pada kelompok akun Unit sesuai SOTK Unpad/SK Rektor | 20 GB | 30 GB |
| Tamu | Akun untuk peneliti, alumni yang menjadi asisten dosen, dosen tamu, dan staf lainnya diluar dosen Unpad atau tendik Unpad yang memiliki masa tugas kerja di lingkungan Unpad | 10 GB | 15 GB |
| Event | Akun untuk kegiatan/acara di lingkungan Unpad dan aktif selama kegiatan/acara atau berulang setiap tahun | 10 GB | 15 GB |
| Layanan Penyimpanan | Akun untuk penyimpanan berkas-berkas bagi unit kerja | 100 GB | 200 GB |
| Layanan Email | Akun untuk korespondensi bagi unit kerja atau akun yang tidak dapat dikategorikan pada kelompok akun lainnya seperti email untuk kebutuhan informasi, jurnal, aplikasi, subunit, dll. | 10 GB | 15 GB |
Perlu diketahui bahwa terdapat keterbatasan pada pengelolaan akun Google Workspace yang disediakan oleh Google LLC sebagai penyedia layanan Google Workspace, sehingga tidak dapat melakukan perubahan kapasitas per akun email.Pengguna dapat mengetahui kelompok akun dari akun Google Workspace yang digunakannya dengan cara melihat informasi layanan pengguna pada dashboard PAuS. Untuk kelompok akun Unit, terdiri dari beberapa jenis untuk memudahkan dalam pengelompokan. Unit yang terdaftar pada SIAT per tanggal 1 Januari 2024 beserta jenis unit dan jabatannya terlampir pada lampiran 1.
Batasan Layanan
Setiap kelompok akun Google Workspace Unpad memiliki batasan akses terhadap layanan yang tersedia pada Google Workspace. Akses layanan yang aktif bagi setiap kelompok akun dapat dilihat pada Lampiran 2.
Pembuatan Akun
Setiap kelompok akun memiliki prosedur pembuatan akun yang berbeda-beda. Prosedur pembuatan akun tersebut adalah sebagai berikut:
-
Kelompok Akun Mahasiswa, Dosen, dan Tendik Dapat mendaftar secara mandiri pada website PAuS di https://paus.unpad.ac.id.
-
Kelompok Akun Unit Akun yang dapat diajukan sesuai dengan daftar unit pada Lampiran 1. Prosedur untuk beberapa jenis unit adalah sebagai berikut:
- Ormawa (BEM, BEM Fakultas, BPM, BPM Fakultas, HIMA, UKM, UKM Fakultas, KKM, KKM Fakultas):
Mengirim surat permohonan ke Direktur Perencanaan dan Sistem Informasi melalui E-Office Unpad, ditandatangani oleh Dekan/Wakil Dekan atau Direktur/Sekretaris Direktorat Kemahasiswaan dan Hubungan Alumni. Lampirkan surat permohonan dari ormawa dan SK pengangkatan/pengukuhan pengurus. - Lab:
Mengirim surat permohonan ke Direktur Perencanaan dan Sistem Informasi melalui E-Office Unpad, ditandatangani oleh Dekan/Wakil Dekan. Lampirkan SK pengangkatan kepala laboratorium. - Pusat Studi:
Mengirim surat permohonan ke Direktur Perencanaan dan Sistem Informasi melalui E-Office Unpad, ditandatangani oleh Dekan/Wakil Dekan. Lampirkan SK pengangkatan kepala pusat studi. - Pusat Riset atau Pusat Unggulan:
Mengirim surat permohonan ke Direktur Perencanaan dan Sistem Informasi melalui E-Office Unpad, ditandatangani oleh pejabat setingkat Direktur/Sekretaris Direktorat. Lampirkan SK pembentukan/pengangkatan. - Unit Lainnya:
Mengirim surat permohonan ke Direktur Perencanaan dan Sistem Informasi melalui E-Office Unpad, ditandatangani oleh pejabat setingkat Rektor, Wakil Rektor, Direktur, Sekretaris Direktorat, Dekan, atau Wakil Dekan.
- Ormawa (BEM, BEM Fakultas, BPM, BPM Fakultas, HIMA, UKM, UKM Fakultas, KKM, KKM Fakultas):
-
Kelompok Akun Jabatan Mengirim surat permohonan ke Direktur Perencanaan dan Sistem Informasi melalui E-Office Unpad, ditandatangani oleh pejabat setingkat Rektor, Wakil Rektor, Direktur, Sekretaris Direktorat, Dekan, atau Wakil Dekan. Akun jabatan yang dapat diajukan sesuai dengan daftar jabatan pada Lampiran 1.
-
Kelompok Akun Tamu Mengirim surat permohonan ke Direktur Perencanaan dan Sistem Informasi melalui E-Office Unpad dari unit kerja atau unit kerja di atasnya. Lampirkan informasi penanggung jawab dan masa kerja dari tamu tersebut. Akun tamu dapat ditolak jika penggunaannya tidak mendukung kegiatan tamu tersebut.
-
Kelompok Akun Event Mengirim surat permohonan ke Direktur Perencanaan dan Sistem Informasi melalui E-Office Unpad dari unit kerja/ormawa atau unit kerja di atasnya. Lampirkan informasi penanggung jawab kegiatan/acara beserta informasi kontak dan tanggal kegiatan/acara. Penanggung jawab akun event adalah pejabat, dosen, tendik, atau mahasiswa Unpad.
-
Kelompok Akun Layanan Penyimpanan Mengirim surat permohonan ke Direktur Perencanaan dan Sistem Informasi melalui E-Office Unpad dari unit kerja/ormawa atau unit kerja di atasnya. Setiap unit hanya dapat memiliki 1 akun Layanan Penyimpanan dan sementara tidak disediakan untuk UKM, UKM Fakultas, KKM, atau KKM Fakultas.
-
Kelompok Akun Layanan Email Mengirim surat permohonan ke Direktur Perencanaan dan Sistem Informasi melalui E-Office Unpad dari unit kerja/ormawa atau unit kerja di atasnya.
Jumlah Akun dan Domain Email
Dengan keterbatasan jumlah akun yang dapat digunakan pada Google Workspace Unpad, terdapat aturan-aturan terkait jumlah akun Google Workspace yang dapat digunakan oleh setiap pengguna. Setiap akun Google Workspace terhubung dengan akun PAuS milik pengguna, sehingga aturan mengenai jumlah akun Google Workspace berhubungan juga dengan akun PAuS. Penerapan aturan terkait akun dan domain email adalah sebagai berikut:
-
Penggunaan akun Google Workspace dan akun PAuS harus memenuhi ketentuan berikut:
- Pengguna hanya dapat memiliki 1 akun PAuS dengan informasi pengguna yang sama.
- Setiap akun PAuS hanya memiliki 1 akun Google Workspace.
- Akun Google Workspace yang digunakan hanya berdomain @unpad.ac.id dan @mail.unpad.ac.id.
-
Jika melanggar ketentuan di atas, akun Google Workspace tersebut atau akun Google Workspace yang terhubung dengan akun PAuS tersebut akan diberi batasan kapasitas sebesar 100 MB dan hanya dapat menggunakan layanan Google Mail dan Google Drive and Docs. Jika terkena batasan tanpa mengetahui penyebabnya, pengguna dapat mengirimkan email dengan subjek “Akun Google Terkena Limitasi” ke [email protected] untuk informasi lebih lanjut.
-
Prosedur pemulihan akun Google Workspace yang terkena pelanggaran:
- Jika memiliki lebih dari 1 akun PAuS dengan informasi yang sama, kirimkan email dengan subjek “Permohonan Penghapusan Akun PAuS” ke [email protected] untuk mempertahankan 1 akun PAuS dan menghapus lainnya.
- Jika memiliki lebih dari 1 akun Google Workspace dalam 1 akun PAuS, kirimkan email dengan subjek “Permohonan Penghapusan Akun Google” ke [email protected] untuk mempertahankan 1 akun Google Workspace dan menghapus lainnya. Bisa juga meminta alamat email yang akan dihapus sebagai alias dari email yang dipertahankan.
- Jika memiliki akun Google Workspace selain domain @unpad.ac.id dan @mail.unpad.ac.id, kirimkan email dengan subjek “Permohonan Penghapusan Akun Google” ke [email protected] untuk menghapus akun Google Workspace yang berdomain selain @unpad.ac.id dan @mail.unpad.ac.id. Bisa juga meminta alamat email yang akan dihapus sebagai alias dari email berdomain @unpad.ac.id atau @mail.unpad.ac.id.
-
Pastikan telah melakukan backup data pada akun Google Workspace yang akan dihapus sebelum mengirim permohonan:
- Pindahkan data ke akun Google Workspace Unpad lainnya menggunakan fitur Transfer pada Google Takeout.
- Unduh seluruh data menggunakan Google Takeout.
-
Pengguna dapat menggunakan alias email untuk akun Google Workspace. Alias email hanya digunakan untuk menerima email, tidak untuk mengirimkan email. Penggunaan alias email diutamakan bagi:
- Pengguna yang akan menghapus akun Google Workspace karena memiliki lebih dari 1 akun Google Workspace atau lebih dari 1 akun PAuS.
- Akun Google Workspace dengan format alamat email yang tidak standar sehingga tetap dapat menerima email.
Penonaktifan dan Penghapusan Akun Google
Untuk mengoptimalkan penggunaan kapasitas dan jumlah akun Google Workspace yang terbatas, terdapat ketentuan mengenai penonaktifan dan penghapusan akun sebagai berikut:
Ketentuan Untuk Alumni, Pensiunan Dosen, dan Pensiunan Tendik:
Jika memenuhi salah satu dari kondisi berikut:
- Alumni yang telah lulus lebih dari 1 tahun.
- Pensiunan Dosen yang telah pensiun lebih dari 3 tahun.
- Pensiunan Tendik yang telah pensiun lebih dari 2 tahun.
Maka akun Google Workspace tersebut akan dinonaktifkan. Enam bulan setelah penonaktifan, akun tersebut akan dihapus secara permanen. Akun tidak akan dihapus jika sebelum batas waktu tersebut, Anda melakukan salah satu prosedur berikut:
- Registrasi Tambahan:
Mendaftar ulang sebagai Mahasiswa Unpad (melanjutkan ke jenjang selanjutnya), Dosen Unpad, atau Tendik Unpad dan registrasi tersebut tervalidasi. - Konfirmasi Email:
Mengirim email ke [email protected] dengan menyatakan bahwa alamat email Google Workspace Anda sudah tercantum pada jurnal online. - Penggantian NIP:
Bagi Pensiunan Dosen yang menjadi Dosen Luar Biasa, kirim email dengan subjek “Permohonan Penggantian NIP” ke [email protected]. Lampirkan NIP lama dan NIP baru. Jika belum memiliki NIP baru, hubungi kepegawaian di unit kerja Anda. - Perpanjangan sebagai Tamu:
Bagi Alumni, Pensiunan Dosen, dan Pensiunan Tendik yang masih terlibat dalam pekerjaan atau riset di Unpad, kirim email dengan subjek “Permohonan Perpanjangan sebagai Tamu” ke [email protected].
Untuk Unit, Jabatan, Tamu, Event, dan Layanan Email:
Jika memenuhi salah satu dari kondisi berikut:
- Unit atau Jabatan yang tidak ada pada SOTK Unpad/SK Rektor atau sudah ada akun Google Workspace lainnya yang memiliki fungsi penggunaan yang sama.
- Tidak login selama 3 bulan dari tanggal pembuatan akun Google Workspace.
- Tidak ada informasi mengenai permintaan akun email dan tujuan penggunaan email yang dikirimkan ke [email protected] atau E-Office Unpad.
Maka akun Google Workspace tersebut akan dinonaktifkan. Enam bulan setelah penonaktifan, akun tersebut akan dihapus secara permanen.
Untuk akun yang tidak dikelompokkan sesuai tabel di atas:
Akan diberi batasan kapasitas sebesar 1 MB dan hanya dapat mengakses layanan Google Mail saja. Contohnya:
- Akun PAuS Mahasiswa yang NPM-nya tidak ada pada SIAT Akademik.
- Akun PAuS Dosen atau Tendik yang NIP-nya tidak ada atau tidak lengkap informasinya pada SIAT Kepegawaian.
- Akun PAuS Unit atau Jabatan yang sudah tidak ada lagi pada SOTK.
- Akun PAuS yang tidak diketahui peruntukannya, dan lainnya.
Pengguna dapat memeriksa apakah akun Google Workspace terkelompok atau tidak pada dashboard PAuS. Jika dalam 3 bulan tidak ada aktivitas pada akun tersebut dan tidak ada konfirmasi ke [email protected], maka akun tersebut akan dihapus permanen.
Penonaktifan otomatis oleh Google LLC:
Jika akun dinonaktifkan oleh Google LLC karena pengiriman spam, penyalahgunaan akun, atau pelanggaran kebijakan, Anda dapat mengirim email dengan subjek “Tidak dapat mengakses akun Google Workspace” beserta informasi dan kronologi ke [email protected]. Pemulihan akun bergantung pada tingkat pelanggarannya. Jika akun dikategorikan sebagai pelanggaran berat atau sudah 3 kali melakukan pelanggaran yang sama, akun tersebut akan dinonaktifkan selamanya oleh Google LLC dan data di dalamnya tidak dapat dipulihkan.
Penyesuaian Format Email
Jumlah akun Google Workspace saat ini telah mencapai lebih dari 94.000 akun per tanggal 1 Januari 2024. Dengan bertambahnya jumlah akun, mulai berdampak pada akun-akun Google Workspace yang memiliki penamaan yang terlalu pendek atau kurang khas. Proses pembuatan baru akun Google Workspace menjadi terhambat karena penamaan email sudah digunakan pada akun Google Workspace yang lain dan paling banyak terjadi pada kelompok akun Unit dan Jabatan. Sehingga terdapat aturan mengenai format email pada setiap kelompok akun.Bagi akun Google Workspace yang sudah ada sebelum aturan ini diberlakukan, dapat mengubah penamaan email pada akun Google Workspace sesuai dengan format baru dan menjadikan penamaan email lama menjadi email alias agar tetap dapat menerima email dengan menggunakan email lama seperti pada aturan nomor 4.e. Untuk aturan-aturan mengenai format email tersebut terlampir pada lampiran nomor 3.
Penggunaan Shared Drive
Karena Untuk mengoptimalkan kapasitas yang digunakan oleh pengguna Google Workspace Unpad. Penggunaan Shared Drive pada Google Workspace akan di nonaktifkan dan Shared Drive yang telah dibuat akan mulai dihapus mulai tanggal 1 April 2024. Pastikan data-data pada Shared Drive telah di backup sebelum tanggal penghapusan. Kami tidak bertanggung jawab atas Shared Drive yang belum terbackup. Data-data pada Shared Drive yang telah terhapus tidak dapat dipulihkan kembali.