Definisi

Akun pengguna merupakan sebuah identitas yang dibuat untuk seseorang dalam sebuah komputer atau sistem komputer. Akun pengguna dapat juga dibuat untuk entitas mesin, seperti akun layanan yang menjalankan program ssh Data akun pengguna utama dalam sistem komputer adalah:

1. Kode atau id login yaitu nama identitas pengguna yang digunakan untuk masuk ke dalam sistem, id login bersifat unik dan tidak boleh sama dengan akun pengguna lain pada sebuah sistem komputer.
2. Password atau kata kunci merupakan kumpulan karakter atau huruf yang digunakan sebagai alat periksa rahasia yang dapat mengidentifikasi pengguna tertentu (autentikasi) dalam sebuah sistem komputer.
3. Password biasa dimasukan oleh pengguna bersamaan dengan nama atau kode akun pengguna. Password bersifat rahasia sehingga pada proses input umumnya tidak langsung terlihat pada layar monitor atau diganti dengan karakter atau huruf bintang (*).

Hak akses pengguna, yaitu ruang lingkup sistem komputer yang dapat diakses atau digunakan oleh pengguna. Hak akses pengguna dapat dikelompokan dalam sebuah tingkatan pengguna atau previlasi pengguna. Akun pengguna SIAT merupakan akun pengguna yang disediakan bagi pengguna untuk mengakses dan menggunakan Sistem Informasi Administrasi Terpadu (SIAT) Unpad.

Jenis layanan

Pendaftaran

Pendaftaran akun SIAT merupakan proses pendataan pengguna agar tercatat secara administrasi dalam data calon pengguna SIAT.

Lupa Password

Lupa password akun SIAT merupakan kondisi ketika pengguna akun SIAT yang telah terdaftar dalam Sistem tidak dapat mengakses Sistem karena kesalahan password yang dicurigai karena pengguna lupa passwordnya.

Perubahan Akun Sistem Manajemen

Perubahan akun sistem manajemen merupakan proses perubahan identitas akun sistem yang dapat mempengaruhi ruang lingkup akses sistem tanpa mengubah informasi identitas yang bersifat unik.

Penghapusan akun

Penghapusan akun merupakan proses dihapusnya data akun dari sistem komputer sehingga akun tersebut sudah tidak dapat mengakses sistem komputer.

Fasilitas layanan yang didapatkan

1. Layanan User dan password aplikasi siat sesuai level yang ditetapkan Akses sistem siat sesuai level dari user yang diberikan
2. Fasilitas Pendukung Layanan Daring: Sistem online (Front end, Back end System), Komunikasi Online (Email, Whatsapp, Phone) Luring: Ruang Layanan dengan fasilitas standar layanan publik yang terintegrasi.

Pihak yang dilayani

Mahasiswa

SIAT memiliki fasilitas sistem yang dapat diakses dan digunakan oleh mahasiswa. Akses yang dapat diberikan mengikuti aturan dan prosedur sistem yang telah diatur hak aksesnya bagi mahasiswa. Sebagai contoh beberapa akses sistem yang dapat diberikan kepada mahasiswa adalah akses terhadap sistem operator perwakilan unit kegiatan mahasiswa, dan organisasi kemahasiswaan yang terdaftar di direktorat kemahasiswaan dan alumni.

Status akses mahasiswa sangat terbatas dan harus melalui prosedur dengan penetapan surat tugas dari unit kerja.

Dosen

SIAT memiliki fasilitas sistem yang dapat diakses dan digunakan oleh dosen. Akses yang dapat diberikan mengikuti aturan dan prosedur sistem yang telah diatur hak aksesnya bagi dosen. Sebagai contoh beberapa akses sistem yang dapat diberikan kepada dosen adalah akses terhadap sistem operator perwakilan dan organisasi yang terdaftar di fakultas dan rektorat.

Status akses dosen sangat terbatas dan harus melalui prosedur dengan penetapan surat tugas dari unit kerja.

Staff

SIAT memiliki fasilitas sistem yang dapat diakses dan digunakan oleh staf. Akses yang dapat diberikan mengikuti aturan dan prosedur sistem yang telah diatur hak aksesnya bagi staf. Sebagai contoh beberapa akses sistem yang dapat diberikan kepada staf adalah akses terhadap sistem operator organisasi fakultas dan rektorat.

Status akses staf sangat terbatas dan harus melalui prosedur dengan penetapan surat tugas dari unit kerjanya.

Tamu

SIAT memiliki fasilitas sistem yang dapat diakses dan digunakan oleh tamu. Akses yang dapat diberikan mengikuti aturan dan prosedur sistem yang telah diatur hak aksesnya bagi tamu. Sebagai contoh beberapa akses sistem yang dapat diberikan kepada tamu adalah akses terhadap sistem untuk kebutuhan pemeriksaan dan audit.

Status akses tamu sangat terbatas dan harus melalui prosedur dengan penetapan dari unit kerja yang berkepentingan.

Pejabat Struktural

SIAT memiliki fasilitas sistem yang dapat diakses dan digunakan oleh pejabat struktural Unpad. Akses yang dapat diberikan mengikuti aturan dan prosedur sistem yang telah diatur hak aksesnya bagi pejabat struktural. Sebagai contoh beberapa akses sistem yang dapat diberikan kepada pejabat struktural adalah akses terhadap sistem mewakili organisasi.

Status akses pejabat struktural sangat terbatas dan harus melalui prosedur dengan penetapan surat tugas dari unit kerja.

Pihak-pihak yang terlibat layanan

Tim support

Tim support merupakan tim dari pihak dpsi atau dari ULT yang memiliki tugas menerima permintaan layanan dan memastikan proses layanan dinyatakan selesai. Kompetensi dasar yang dibutuhkan mencakup:

1. Komunikasi dan Interpersonal
2. Bahasa Inggris
3. Akses Internet : Office, Email,
4. Sistem : SIAT-PAuS, SIAT- eoffice

Tim teknis DPSI

Tim teknis dpsi adalah tim dari dpsi yang melaksanakan pekerjaan teknis jika dibutuhkan. Kompetensi dasar yang dibutuhkan mencakup: Linux Server Administration

1. LDAP
2. Sistem : SIAT-PAuS, SIAT- Admin

Administrator SIAT unit kerja

administrator SIAT unit kerja adalah tim teknis administrasi dari unit kerja yang berkepentingan membantu pelaksanaan layanan jika dibutuhkan. Kompetensi dasar yang dibutuhkan mencakup:

1. Komunikasi dan Interpersonal
2. Bahasa Inggris
3. Akses Internet : Office, Email,
4. Sistem : SIAT (masing-masing direktorat), SIAT- eoffice

Persyaratan Layanan

Pengguna wajib melakukan pengajuan layanan sesuai dengan prosedur tahapan layanan. Pengguna menyetujui perjanjian pengguna dan disclaimer layanan.

Perjanjian pengguna

Seluruh data adalah milik Unpad Data yang bersifat rahasia adalah data yang hanya diakses oleh pihak yang berkepentingan dan yang bersangkutan Pengguna mematuhi aturan administrasi dan menjaga kerahasiaan data pada sistem Menjaga kerahasiaan user dan password Mematuhi penggunaan sistem sesuai peraturan yang berlaku Tidak menyalahgunakan akses user untuk kepentingan pribadi, golongan dan atau kepentingan pihak tertentu yang dapat menyebabkan kerugian oleh pihak yang berkepentingan. Segala bentuk penyalahgunaan akun yang berdampak kepada aspek hukum oleh pengguna akan diproses sesuai hukum yang berlaku.

Disclaimer

Tahapan layanan

Swa Layanan

Tahapan layanan awal dilakukan tahapan-tahapan awal yang dapat dilakukan oleh pengguna sebelum melakukan permohonan layanan.

1. Periksa apakah ada pedoman trouble shooting untuk permasalahan yang dihadapi.
2. Periksa apakah ada sistem yang dapat membantu menyelesaikan permasalahan.
3. Periksa dan komunikasikan dengan tim atau kontak person di unit kerja.

Layanan Individu : Mahasiswa, Dosen, Staff

Mengajukan surat ajuan layanan ke [email protected]

1. Subjek :
   • Pengajuan layanan reset password akses sistem;
2. Informasi yang perlu dicantumkan:
   • Nama pengusul/ pengajuan;
   • Kode identitas pengusul;
   • email unpad pengusul;
   • no hp/wa pengusul;
   • asal/unit kerja/ fakultas pengusul;
3. Telah mempelajari pedoman dan menyetujui perjanjian layanan.
4. Tandatangan pengusul.

Memeriksa ajuan usulan

1. Memeriksa identitas pengusul
2. Memeriksa pengusul adalah pengguna aktif dan memenuhi persyaratan diberikan akses;
3. Jika memenuhi persyaratan lanjut ke proses pengusulan.
4. Jika tidak memenuhi persyaratan admin sistem membalas surat usulan dan memberikan penjelasan alasan tidak memenuhi persyaratan.

Proses usulan

Admin sistem melaksanakan secara teknis pekerjaan dari pengusul jika memenuhi persyaratan

Pemberitahuan hasil proses usulan Admin sistem memberitahu pengguna terkait hasil proses usulan apakah berhasil atau gagal beserta penjelasan jika gagal. Selain itu pengguna layanan diminta umpan baliknya berupa penilaian kepuasan layanan sebagai bahan evaluasi baik melalui sistem atau secara langsung. Pemberitahuan dapat dilakukan melalui

1. SMS/Wa dan/atau
2. email ke secondary email address.

Layanan organisasi/ Unit kerja

Pendataan kebutuhan user dan kesiapan user

1. Mendata pegawai yang ditugaskan
2. Membuat surat tugas pegawai yang akan ditugaskan
3. Membuat tingkatan level akses sesuai dengan hak akses yang disepakati bersama PTSI

Mengajukan surat ajuan layanan via e office dan [email protected]

1. Subjek :
   • Pengajuan layanan user dan password akses sistem;
   • Pengajuan layanan reset password akses sistem;
   • Pengajuan layanan hapus akses sistem;
   • Pengajuan perbaikan level akses sistem;
2. Informasi yang perlu dicantumkan:
   • Nama pejabat pengusul/ pengajuan
   • Kode identitas pejabat pengusul;
   • Nama contact person
   • email unpad contact person;
   • no hp/wa contact person;
   • unit kerja/ fakultas pengusul ;
3. melampirkan daftar usulan dengan kolom sebagai berikut:
   • nama
   • kode induk (nip/npm)
   • jenis layanan
   • level akses
   • melampirkan surat tugas dan menandatangani perjanjian wewenang yang ditandatangani oleh masing-masing pengusul.
   • Telah mempelajari pedoman dan menyetujui perjanjian layanan.
   • Tandatangan pejabat pengusul.

Memeriksa ajuan usulan

1. Memeriksa identitas pengusul
2. Memeriksa pengusul adalah pengguna aktif dan memenuhi persyaratan diberikan akses;
3. Jika memenuhi persyaratan lanjut ke proses pengusulan.
4. Jika tidak memenuhi persyaratan admin sistem membalas surat usulan dan memberikan penjelasan alasan tidak memenuhi persyaratan.

Proses usulan

Admin sistem melaksanakan secara teknis pekerjaan dari pengusul jika memenuhi persyaratan

Pemberitahuan hasil proses usulan Admin sistem memberitahu pengguna terkait hasil proses usulan apakah berhasil atau gagal beserta penjelasan jika gagal. Selain itu pengguna layanan diminta umpan baliknya berupa penilaian kepuasan layanan sebagai bahan evaluasi baik melalui sistem atau secara langsung. Pemberitahuan dapat dilakukan melalui

1. eoffice;
2. SMS/Wa dan/atau
3. email ke secondary email address.

Penghentian layanan

Akun dan password SIAT dapat dihapus atau diubah sewaktu-waktu tanpa pemberitahuan kepada pengguna berdasarkan pertimbangan dari pihak dpsi Permintaan penghentian layanan dapat dilakukan atas permintaan atasan atau pihak yang lebih berwenang terhadap pengguna dan berdasarkan kebijakan tertentu.

Biaya

Gratis

Pedoman dan Referensi Pendukung

1. Penambahan Akun SIAT
2. Reset Password Akun SIAT
3. Update Profil Akun SIAT
4. Penghapusan Akun SIAT
5. Pengaturan Akses Akun SIAT