Definisi

Layanan yang diberikan dalam dukungan jalannya perangkat digital signage. Digital signage merupakan perangkat layar yang dihubungkan dengan sebuah sistem komputer untuk menampilkan informasi berupa foto, video, teks berjalan, dan suara.

Jenis Layanan

1. Permintaan Pemasangan
2. Perbaikan Akses Jaringan

Fasilitas Layanan yang Didapatkan

1. Terpasangnya perangkat
2. Lancarnya konektivitas perangkat

Pihak yang Dilayani

Unit Kerja

Pihak-Pihak yang Terlibat Layanan

Tim Support DPSI

Tim support DPSI merupakan tim dari pihak DPSI yang memiliki tugas menerima permintaan layanan dan memastikan proses layanan dinyatakan selesai.

Tim Teknis DPSI

Tim teknis DPSI adalah tim dari DPSI yang melaksanakan pekerjaan teknis jika dibutuhkan.

Tim Teknis DIRSARPAS

Pengelola data unit kerja

Administrator SIAT unit kerja adalah tim teknis administrasi dari unit kerja yang berkepentingan membantu pelaksanaan layanan jika dibutuhkan.

Persyaratan Layanan

1. Pengguna adalah pihak-pihak yang dilayani sesuai dengan batasan-batasan yang dijelaskan pada pedoman ini.
2. Pengguna wajib melakukan pengajuan layanan sesuai dengan sistem atau prosedur tahapan layanan.
3. Pengguna menyetujui perjanjian kebijakan privasi, layanan pengguna, dan disclaimer layanan.

Perjanjian Pengguna

1. Pengguna dapat memanfaatkan perangkat dengan menyetujui perjanjian yang tercantum dalam aplikasi email dan kolaborasi.
2. Pengguna menjaga perangkat yang digunakan.
3. Pengguna mematuhi aturan administrasi.
4. Tidak menyalahgunakan perangkat untuk kepentingan pribadi, golongan, dan/atau kepentingan pihak tertentu yang dapat menyebabkan kerugian terhadap pihak yang berkepentingan.
5. Segala bentuk penyalahgunaan perangkat yang berdampak pada aspek hukum oleh pengguna akan diproses sesuai hukum yang berlaku.
6. Kerusakan dan kehilangan atas dasar kelalaian pengguna menjadi tanggung jawab pengguna.
7. Pengguna wajib mengembalikan dan melaporkan kondisi barangnya tepat waktu.
8. Pengguna siap mengembalikan perangkat jika ada kepentingan yang lebih mendesak dari pihak pemilik perangkat.

Disclaimer

1. Ketersediaan perangkat dan waktu penyediaan tidak dapat mengikat.
2. Kualitas dan kondisi perangkat menyesuaikan pada ketersediaan perangkat.

Tahapan Layanan

Swa Layanan

Tahapan layanan awal dilakukan tahapan-tahapan awal yang dapat dilakukan oleh pengguna sebelum melakukan permohonan layanan:

1. Periksa apakah ada pedoman trouble shooting untuk permasalahan yang dihadapi.
2. Periksa apakah ada sistem yang dapat membantu menyelesaikan permasalahan.
3. Periksa dan komunikasikan dengan tim atau kontak person di unit kerja.

Layanan Organisasi/Unit Kerja: Pejabat Struktural

Pendataan kebutuhan user dan kesiapan user.

Beberapa layanan surat elektronik dan aplikasi kolaborasi telah disediakan sistem swa layanan secara online; proses pengajuan dilakukan jika sistem swa layanan belum tersedia atau terjadi permasalahan teknis.

1. Mendata pegawai yang ditugaskan.
2. Membuat surat tugas pegawai/tamu yang akan ditugaskan/dilibatkan.

Mengajukan surat ajuan layanan via e-office dan [email protected].

1. Subjek:
   • Permintaan Pemasangan digital signage
   • Perbaikan Akses Jaringan digital signage
2. Informasi yang perlu dicantumkan:
   • Nama pejabat pengusul/pengajuan
   • Kode identitas pejabat pengusul
   • Nama contact person
   • Email Unpad contact person
   • No hp/wa contact person
   • Unit kerja/fakultas pengusul
   • Tanggal dan waktu peminjaman
3. Melampirkan daftar usulan perangkat dengan kolom sebagai berikut:
   • No
   • Nama perangkat
   • Deskripsi perangkat
   • Lokasi penggunaan
   • Tujuan penggunaan
4. Melampirkan surat tugas dan menandatangani perjanjian wewenang yang ditandatangani masing-masing pengusul.
5. Telah mempelajari pedoman dan menyetujui perjanjian layanan.
6. Tandatangan pejabat pengusul.

Memeriksa ajuan usulan:

1. Memeriksa identitas pengusul
2. Memeriksa pengusul adalah pengguna aktif dan memenuhi persyaratan diberikan akses
3. Jika memenuhi persyaratan, lanjut ke proses pengusulan.
4. Jika tidak memenuhi persyaratan, admin sistem membalas surat usulan dan memberikan penjelasan alasan tidak memenuhi persyaratan.

Proses usulan:

Admin sistem melaksanakan secara teknis pekerjaan dari pengusul jika memenuhi persyaratan.

Pemberitahuan hasil proses usulan:

Admin sistem memberitahu pengguna terkait hasil proses usulan apakah berhasil atau gagal beserta penjelasan jika gagal. Pemberitahuan dapat dilakukan melalui:

1. e-office
2. SMS/WA dan/atau
3. Email ke secondary email address.

Penghentian Layanan

1. Perangkat dapat diambil sewaktu-waktu dengan atau tanpa pemberitahuan kepada pengguna berdasarkan pertimbangan dari pihak DPSI.
2. Permintaan penghentian layanan dapat dilakukan atas permintaan pengguna, atasan, atau pihak yang lebih berwenang terhadap pengguna dan berdasarkan kebijakan tertentu.

Biaya

1. Gratis untuk pemasangan
2. Dukungan surat perjalanan dinas jika lokasi di luar kampus
3. Biaya penggantian perangkat atau perbaikan perangkat jika terjadi kehilangan atau kerusakan selama penggunaan perangkat.
4. Segala biaya yang ditimbulkan pada proses layanan ini harus masuk ke dalam perencanaan anggaran tahunan.

Pedoman dan Referensi Pendukung

1. Pemasangan Digital Signage
2. Instalasi dan update firmware / OS Digital Signage
3. Instalasi jaringan Digital Signage