Definisi

Layanan yang diberikan untuk mendukung proses pengembangan, perbaikan dan pendampingan penggunaan sistem Informasi.

Jenis layanan

1. Pencatatan Kebutuhan pengembangan Sistem (SRS)
2. Perancangan Teknis Sistem (SAD)
3. Pengembangan Sistem
4. Perbaikan Sistem
5. Perawatan Sistem
6. Pengujian Sistem (UAT - Test Case)

Fasilitas layanan yang didapatkan

1. Dokumentasi SRS.
2. Dokumentasi SAD.
3. Aplikasi Sistem Informasi
4. Aplikasi yang telah terupdate
5. Dokumentasi UAT

Pihak yang dilayani

Unit Kerja

Pihak-pihak yang terlibat layanan

Tim support dpsi

Tim support dpsi merupakan tim dari pihak dpsi yang memiliki tugas menerima permintaan layanan dan memastikan proses layanan dinyatakan selesai.

Tim teknis dpsi

Tim teknis dpsi adalah tim dari dpsi yang melaksanakan pekerjaan teknis jika dibutuhkan, mencakup:

1. Programmer
2. Sistem analis
3. Database Administrator
4. Server administrator

Persyaratan Layanan

1. Pengguna wajib melakukan pengajuan layanan sesuai dengan prosedur tahapan layanan.
2. Pengguna menyetujui perjanjian pengguna dan disclaimer layanan.
3. Pengguna wajib menyediakan persyaratan-persyaratan wajib yang berhubungan dengan layanan pengembangan sistem informasi, meliputi:
   • Telah memiliki proses bisnis dan atau prosedur operasional baku yang berlaku dan telah ditetapkan minimum oleh direktur.
   • Telah menetapkan penanggung jawab sistem yang akan dikembangkan.
   • Telah menyiapkan sumber daya pendukung pengembangan sistem mencakup fasilitas sistem dan sumber daya manusia sebagai pengguna sistem informasi.

Perjanjian pengguna

1. Pengguna wajib menyetujui dan mematuhi aturan-aturan berdasarkan end user license agreement sesuai software yang akan digunakan.
2. Pengguna dilarang menyalahgunakan penggunaan software yang melanggar hukum dan mencemarkan nama baik institusi Unpad.

Disclaimer

1. Proses pada sistem yang dikembangkan sepenuhnya menjadi tanggung jawab unit kerja pemakai.
2. User dan password sistem yang dikembangkan untuk pertimbangan pengembangan dan pemantauan penggunaan sistem dapat dimiliki oleh pihak pengembang dengan mempertimbangkan tanggung jawab dan menjaga kerahasiaan data.
3. Penyalahgunaan user dan password menjadi tanggung jawab pengguna.
4. Password disimpan dalam bentuk data yang telah teracak (hash).

Tahapan layanan

Swa Layanan

Tahapan layanan awal dilakukan tahapan-tahapan awal yang dapat dilakukan oleh pengguna sebelum melakukan permohonan layanan.

1. Periksa apakah ada pedoman trouble shooting untuk permasalahan yang dihadapi.
2. Periksa apakah ada sistem yang dapat membantu menyelesaikan permasalahan.
3. Periksa dan komunikasikan dengan tim atau kontak person di unit kerja.

Layanan organisasi/ Unit kerja: pejabat struktural

Mengajukan surat ajuan layanan via e office dan [email protected]

1. Subjek:
   • Pencatatan Kebutuhan pengembangan Sistem (SRS)
   • Perancangan Teknis Sistem (SAD)
   • Pengembangan Sistem
   • Perbaikan Sistem
   • Perawatan Sistem
   • Pengujian Sistem (UAT - Test Case)
2. Informasi yang perlu dicantumkan:
   • Nama pejabat pengusul/ pengajuan
   • Kode identitas pejabat pengusul;
   • Nama contact person
   • email unpad contact person;
   • no hp/wa contact person;
   • unit kerja/ fakultas pengusul ;
3. Melampirkan daftar usulan perangkat dengan kolom sebagai berikut:
   • nama
   • kode induk (nip/npm)
   • jenis layanan
   • level akses
4. Melampirkan surat tugas dan menandatangani perjanjian wewenang ditandatangani masing-masing pengusul.
5. Telah mempelajari pedoman dan menyetujui perjanjian layanan.
6. Tandatangan pejabat pengusul.

Memeriksa ajuan usulan

1. Memeriksa identitas pengusul
2. Memeriksa pengusul adalah pengguna aktif dan memenuhi persyaratan diberikan akses
3. Memeriksa persyaratan sesuai dengan syarat layanan yang akan dilaksanakan
4. Jika memenuhi persyaratan lanjut ke proses pengusulan
5. Jika tidak memenuhi persyaratan admin sistem membalas surat usulan dan memberikan penjelasan alasan tidak memenuhi persyaratan.

Proses usulan

Admin sistem melaksanakan secara teknis pekerjaan dari pengusul jika memenuhi persyaratan

Pemberitahuan hasil proses usulan

Admin sistem memberitahu pengguna terkait hasil proses usulan apakah berhasil atau gagal beserta penjelasan jika gagal. Pemberitahuan dapat dilakukan melalui:

1. eoffice
2. SMS/Wa dan/atau
3. Email ke secondary email address

Penghentian layanan

Sistem yang dikembangkan atau diperbaiki dapat dihentikan dengan pemberitahuan dengan mempertimbangkan kajian dan skala prioritas dari pimpinan yang lebih tinggi, atau adanya persyaratan yang tidak terpenuhi dalam proses pengembangan.

Biaya

1. Segala biaya yang ditimbulkan dikarenakan adanya kebutuhan komponen pihak ketiga atau pengembangan yang dilakukan oleh pihak ketiga telah masuk ke dalam rencana anggaran.
2. Perencanaan yang tidak disiapkan dalam proses perencanaan anggaran wajib atas dasar persetujuan dari rektor.

Pedoman dan Referensi Pendukung

1. Pengembangan Sistem Informasi
2. Pedoman perancangan Aplikasi
3. Perancangan Bisnis Proses
4. Penyusunan dokumen SRS
5. Penyusunan dokumen SAD
6. Pengembangan Sistem Pandora
7. Pedoman penyusunan UML
8. Pengembangan Sistem berbasis CI
9. Pengembangan Sistem berbasis Laravel
10. Pengembangan Webservices