Definisi

Layanan yang diberikan kepada pengguna dalam dukungan konektivitas komunikasi menggunakan perangkat telepon berbasis IP.

Jenis Layanan

1. Permintaan Nomor Telepon
2. Pemasangan Perangkat Telepon
3. Perbaikan perangkat telepon
4. Perbaikan jaringan telepon

Fasilitas yang Didapatkan

1. Fasilitas perangkat Komunikasi Telepon berbasis IP
2. Konektivitas komunikasi melalui telepon IP

Pihak yang Dilayani

Unit Kerja

Pihak yang Terlibat Layanan

Tim Support DPSI

Tim dari pihak DPSI yang memiliki tugas menerima permintaan layanan dan memastikan proses layanan dinyatakan selesai.

Tim Teknis DPSI

Tim dari DPSI yang melaksanakan pekerjaan teknis jika dibutuhkan.

Tim Teknis Unit Kerja

Administrator SIAT unit kerja adalah tim teknis administrasi dari unit kerja yang berkepentingan membantu pelaksanaan layanan jika dibutuhkan.

Persyaratan Layanan

1. Pengguna adalah pihak-pihak yang dilayani sesuai dengan batasan-batasan yang dijelaskan pada pedoman ini.
2. Pengguna wajib melakukan pengajuan layanan sesuai dengan sistem atau prosedur tahapan layanan.
3. Pengguna menyetujui perjanjian kebijakan privasi, layanan pengguna, dan disclaimer layanan.

Perjanjian Pengguna

1. Pengguna dapat memanfaatkan perangkat dengan menyetujui perjanjian yang tercantum dalam aplikasi email dan kolaborasi.
2. Pengguna menjaga perangkat yang digunakan.
3. Pengguna mematuhi aturan administrasi.
4. Tidak menyalahgunakan perangkat untuk kepentingan pribadi, golongan, dan atau kepentingan pihak tertentu yang dapat menyebabkan kerugian terhadap pihak yang berkepentingan.
5. Segala bentuk penyalahgunaan perangkat yang berdampak kepada aspek hukum oleh pengguna akan diproses sesuai hukum yang berlaku.
6. Kerusakan dan kehilangan atas dasar kelalaian pengguna menjadi tanggung jawab pengguna.
7. Pengguna wajib mengembalikan dan melaporkan kondisi barangnya tepat waktu.
8. Pengguna siap mengembalikan perangkat jika ada kepentingan yang lebih mendesak dari pihak pemilik perangkat.

Disclaimer

1. Ketersediaan perangkat dan waktu penyediaan tidak dapat mengikat.
2. Kualitas dan kondisi perangkat menyesuaikan pada ketersediaan perangkat.

Tahapan Layanan

Swa Layanan

Tahapan layanan awal dilakukan tahapan-tahapan awal yang dapat dilakukan oleh pengguna sebelum melakukan permohonan layanan.

1. Periksa apakah ada pedoman trouble shooting untuk permasalahan yang dihadapi.
2. Periksa apakah ada sistem yang dapat membantu menyelesaikan permasalahan.
3. Periksa dan komunikasikan dengan tim atau kontak person di unit kerja.

Layanan Organisasi/Unit Kerja

Pendataan kebutuhan user dan kesiapan user

Beberapa layanan surat elektronik dan aplikasi kolaborasi telah disediakan sistem swa layanan secara online. Proses pengajuan dilakukan jika sistem swa layanan belum tersedia atau terjadi permasalahan teknis.

1. Mendata pegawai yang ditugaskan.
2. Membuat surat tugas pegawai/tamu yang akan ditugaskan/dilibatkan.

Mengajukan surat ajuan layanan via eoffice dan [email protected].

1. Subjek
   • Permintaan Nomor Telepon
   • Pemasangan Perangkat Telepon
   • Perbaikan perangkat telepon
   • Perbaikan jaringan telepon
2. Informasi yang Perlu Dicantumkan
   • Nama pejabat pengusul/pengajuan
   • Kode identitas pejabat pengusul
   • Nama contact person
   • Email Unpad contact person
   • No HP/WA contact person
   • Unit kerja/fakultas pengusul
   • Tanggal dan waktu peminjaman
3. melampirkan daftar usulan perangkat dengan kolom sebagai berikut: no nama perangkat deskripsi perangkat
4. lokasi penggunaan
5. tujuan penggunaan
6. melampirkan surat tugas dan menandatangani perjanjian wewenang ditandatangani masing-masing pengusul.
7. Telah mempelajari pedoman dan menyetujui perjanjian layanan.
8. Tandatangan pejabat pengusul.

Memeriksa Ajuan Usulan

1. Memeriksa identitas pengusul.
2. Memeriksa apakah pengusul adalah pengguna aktif dan memenuhi persyaratan diberikan akses.
3. Jika memenuhi persyaratan, lanjut ke proses pengusulan.
4. Jika tidak memenuhi persyaratan, admin sistem membalas surat usulan dan memberikan penjelasan alasan tidak memenuhi persyaratan.

Proses Usulan Admin sistem melaksanakan secara teknis pekerjaan dari pengusul jika memenuhi persyaratan.

Pemberitahuan Hasil Proses Usulan

Admin sistem memberitahu pengguna terkait hasil proses usulan apakah berhasil atau gagal beserta penjelasan jika gagal. Pemberitahuan dapat dilakukan melalui:

1. eoffice
2. SMS/WA dan/atau
3. Email ke secondary email address.

Penghentian Layanan

perangkat dapat diambil sewaktu-waktu dengan atau tanpa pemberitahuan kepada pengguna berdasarkan pertimbangan dari pihak dpsi permintaan penghentian layanan dapat dilakukan atas permintaan pengguna, atasan atau pihak yang lebih berwenang terhadap pengguna dan berdasarkan kebijakan tertentu.

Biaya

1. Gratis untuk pemasangan.
2. Dukungan surat perjalanan dinas jika lokasi di luar kampus.
3. Biaya penggantian perangkat atau perbaikan perangkat jika terjadi kehilangan atau kerusakan selama penggunaan perangkat.
4. Segala biaya yang ditimbulkan pada proses layanan ini harus masuk ke dalam perencanaan anggaran tahunan.

Pedoman

1. Pemasangan Telepon IP
2. Penggunaan Perangkat Telepon IP