Definisi

Surat Elektronik atau Electronic mail atau disingkat email adalah sarana pengiriman dan penerimaan surat yang dilakukan pada media jaringan komputer. Email berkembang bersamaan dengan munculnya teknologi jaringan komputer internet dengan mengacu standar protokol internet. Standar protokol internet web yaitu http/https berkembang menjadi media utama untuk dapat mengakses dan berinteraksi berbagai aktivitas termasuk aktifitas perkantoran. Tidak hanya surat elektronik namun diintegrasikan dengan berbagai perangkat lain seperti media penyimpanan, pengolah kata, lembar perhitungan atau spreadsheet dan presentasi. Munculah standar aplikasi baru yang dikenal dengan istilah aplikasi kolaborasi. Aplikasi kolaborasi saat ini dijalankan berbasis web, desktop dan mobile seperti google Suite.

Jenis Layanan

1. Pengajuan layanan user dan password PAuS
2. Pengajuan layanan reset password PAuS
3. Pengajuan layanan hapus akun PAuS
4. Pengajuan perbaikan level akses PAuS
5. Pengajuan layanan aktivasi Email PAus
6. Pengajuan layanan aktivasi Akses Internet (PINTAS)
7. Pengajuan layanan pembuatan Email
8. Pengajuan layanan perbaikan alamat email
9. Pengajuan layanan aktivasi Google Workspace
10. Pengajuan layanan inaktivasi Google Workspace (termasuk email)

Fasilitas layanan yang didapatkan

1. Mendapatkan akun dan fasilitas email
2. Mendapatkan akun akses Internet di kampus Unpad
3. Mendapatkan akun dan fasilitas aplikasi kolaborasi google workspace

Pihak yang dilayani

Mahasiswa

Email dan aplikasi kolaborasi dapat diakses dan digunakan oleh mahasiswa. Akses yang dapat diberikan mengikuti aturan dan prosedur sistem yang telah diatur hak aksesnya bagi mahasiswa.

Alumni Khusus

Email dan aplikasi kolaborasi dapat diakses dan digunakan oleh alumni yang diberi ijin atas rekomendasi Pimpinan fakultas atau rektorat. Akses yang dapat diberikan mengikuti aturan dan prosedur sistem yang telah diatur hak aksesnya seperti tamu khusus.

Dosen

Email dan aplikasi kolaborasi dapat diakses dan digunakan oleh dosen. Akses yang dapat diberikan mengikuti aturan dan prosedur sistem yang telah diatur hak aksesnya bagi dosen.

Staff

Email dan aplikasi kolaborasi diakses dan digunakan oleh staf atau tenaga kependidikan. Akses yang dapat diberikan mengikuti aturan dan prosedur sistem yang telah diatur hak aksesnya bagi staf.

Tamu

Akses yang dapat diberikan mengikuti aturan dan prosedur sistem yang telah diatur hak aksesnya bagi tamu yang diberi ijin atas rekomendasi pimpinan fakultas atau rektorat. Tamu terdiri dari tamu umum yang memiliki kepentingan dinas atau tugas berada dilokasi kampus dan tamu khusus terdiri dari tamu yang memiliki tugas khusus hingga memiliki kepentingan dan hak akses lebih dibandingkan dengan tamu biasa. Batasan yang diberikan kepada tamu disesuaikan dengan kebijakan antara unit kerja dengan tamu yang dilayani.

Pejabat struktural

Email dan aplikasi kolaborasi dapat diakses dan digunakan oleh pejabat struktural Unpad. Akses yang dapat diberikan mengikuti aturan dan prosedur sistem yang telah diatur hak aksesnya bagi pejabat struktural.

Pihak-pihak yang terlibat layanan

Tim support

Tim support ptsi dan ULT merupakan tim yang memiliki tugas menerima permintaan layanan dan memastikan proses layanan dinyatakan selesai.

Tim teknis PTSI

Tim teknis dpsi adalah tim dari dpsi yang melaksanakan pekerjaan teknis jika dibutuhkan.

Administrator SIAT unit kerja

Administrator SIAT unit kerja adalah tim teknis administrasi dari unit kerja yang berkepentingan membantu pelaksanaan layanan jika dibutuhkan.

Persyaratan Layanan

1. Pengguna memiliki akun PAuS (kecuali layanan pembuatan akun PAuS)
2. Pengguna adalah pihak-pihak yang dilayani sesuai dengan batasan-batasan yang dijelaskan pada pedoman ini.
3. Pengguna wajib melakukan pengajuan layanan sesuai dengan sistem atau prosedur tahapan layanan.
4. Pengguna menyetujui perjanjian kebijakan privasi, layanan pengguna dan disclaimer layanan.

Perjanjian pengguna

1. Menyetujui Perjanjian Pengguna yang ditetapkan penyedia layanan dan Unpad.
2. Mengikuti kebijakan dan peraturan tentang layanan yang ditetapkan oleh Pusat Teknologi dan Sistem Informasi Unpad.
3. Data yang disimpan pada aplikasi dapat bersifat pribadi atau data pekerjaan milik Unpad.
4. Data yang bersifat rahasia adalah data yang hanya diakses oleh pihak yang berkepentingan dan yang bersangkutan.
5. Pengguna dapat memanfaatkan aplikasi dengan menyetujui perjanjian yang tercantum dalam aplikasi email dan kolaborasi.
6. Pengguna menjaga kerahasiaan data dan informasi milik unpad yang tersimpan pada aplikasi email dan kolaborasi.
7. Pengguna mematuhi aturan administrasi dan menjaga kerahasiaan data pada sistem.
8. Pihak admin memiliki hak untuk melakukan reset password dan memperbaiki akun dengan cara masuk ke dalam layanan sistem.
9. Menjaga kerahasiaan user dan password.
10. Mematuhi penggunaan sistem sesuai peraturan yang berlaku.
11. Tidak menyalahgunakan akses user untuk kepentingan pribadi, golongan dan atau kepentingan pihak tertentu yang dapat menyebabkan kerugian oleh pihak yang berkepentingan (Unpad).
12. Segala bentuk penyalahgunaan akun yang berdampak kepada aspek hukum oleh pengguna akan diproses sesuai hukum yang berlaku.
13. Pihak Unpad memiliki kebijakan privasi dalam penggunaan aplikasi email dan kolaborasi ini, menyangkut kebijakan privasi dari aplikasi email dan kolaborasi itu sendiri dan kebijakan privasi Unpad.

Disclaimer

1. Penyalahgunaan user dan password menjadi tanggung jawab pengguna.
2. Password disimpan dalam bentuk data yang telah teracak (hash).
3. Kerusakan data yang disebabkan oleh adanya gangguan dari luar dan kelalaian oleh pengguna atau diblokir secara permanen oleh pihak Google, menjadi tanggung jawab pengguna.
4. Data dan informasi yang terkandung dalam aplikasi email dan kolaborasi menjadi tanggung jawab pengguna.

Tahapan layanan

Swa Layanan

Tahapan layanan awal dilakukan oleh pengguna sebelum melakukan permohonan layanan.

1. Periksa apakah ada pedoman trouble shooting untuk permasalahan yang dihadapi.
2. Periksa apakah ada sistem yang dapat membantu menyelesaikan permasalahan.
3. Periksa dan komunikasikan dengan tim atau kontak person di unit kerja.

Layanan Individu: Mahasiswa, Dosen, Staff

Mengajukan surat ajuan layanan ke [email protected]

1. Pengajuan dilakukan jika proses swa layanan berbasis sistem tidak tersedia atau bermasalah.
2. Beberapa proses layanan individu dapat dilakukan secara swa layanan
3. Subjek:
   • Pengajuan layanan user dan password PAuS;
   • Pengajuan layanan reset password PAuS;
   • Pengajuan layanan hapus akun PAuS;
   • Pengajuan perbaikan level akses PAuS;
   • Pengajuan layanan aktivasi Email PAus;
   • Pengajuan layanan aktivasi Akses Internet (PINTAS);
   • Pengajuan layanan aktivasi Email;
   • Pengajuan layanan perbaikan alamat email;
   • Pengajuan layanan aktivasi Google Workspace;
   • Pengajuan layanan inaktivasi Google Workspace (termasuk email);
4. Informasi yang perlu dicantumkan:
   • PAuS Id (jika sudah memiliki)
   • Nama pengusul/ pengajuan
   • Dokumen sivitas: KTM/Kartu pegawai/SK pengangkatan (khusus paus)
   • Dokumen Identitas : KTP/Paspor untuk Mahasiswa asing (khusus paus)
   • Kode identitas pengusul (no ktp/npm/nip/);
   • email diluar unpad (email alternatif);
   • no hp/wa pengusul;
   • asal/unit kerja/ fakultas pengusul;
5. Telah mempelajari pedoman dan menyetujui perjanjian layanan.
6. Tandatangan pengusul.

Memeriksa ajuan usulan Tim Support melakukan tahapan:

1. Memeriksa identitas pengusul
2. Memeriksa pengusul adalah pengguna aktif dan memenuhi persyaratan diberikan akses;
3. Jika memenuhi persyaratan, lanjut ke proses pengusulan.
4. Jika tidak memenuhi persyaratan admin sistem membalas surat usulan dan memberikan penjelasan alasan tidak memenuhi persyaratan.

Proses usulan Admin sistem melaksanakan secara teknis pekerjaan dari pengusul jika memenuhi persyaratan

Pemberitahuan hasil proses usulan Admin sistem memberitahu pengguna terkait hasil proses usulan apakah berhasil atau gagal beserta penjelasan jika gagal. Pemberitahuan diberikan berupa notifikasi dapat dikirimkan melalui:

1. SMS/Wa dan/atau
2. email ke secondary email address.

Layanan organisasi/ Unit kerja

Pendataan kebutuhan user dan kesiapan user Beberapa layanan surat elektronik dan aplikasi kolaborasi telah disediakan sistem swa layanan secara online, proses pengajuan dilakukan jika sistem swa layanan belum tersedia atau terjadi permasalahan teknis.

1. mendata pegawai yang ditugaskan
2. membuat surat tugas pegawai / tamu yang akan ditugaskan/dilibatkan

Mengajukan surat ajuan layanan via eoffice dan [email protected]

1. Subjek:
   • Pengajuan layanan user dan password PAuS
   • Pengajuan layanan reset password PAuS
   • Pengajuan layanan hapus akun PAuS
   • Pengajuan perbaikan level akses PAuS
   • Pengajuan layanan aktivasi Email PAuS
   • Pengajuan layanan aktivasi Akses Internet (PINTAS)
   • Pengajuan layanan pembuatan Email
   • Pengajuan layanan perbaikan alamat email
   • Pengajuan layanan aktivasi Google Workspace
   • Pengajuan layanan inaktivasi Google Workspace (termasuk email)
2. Informasi yang perlu dicantumkan:
   • PAuS Id (jika sudah memiliki)
   • Nama
   • Kode induk (nip/npm/no ktp)
   • KTP / Paspor untuk pengguna asing (khusus paus)
   • Jenis layanan
   • Level akses
3. melampirkan surat tugas dan menandatangani perjanjian wewenang ditandatangani masing-masing pengusul.
4. Telah mempelajari pedoman dan menyetujui perjanjian layanan.
5. Tandatangan pejabat pengusul

Memeriksa Ajuan Usulan

1. Memeriksa identitas pengusul
2. Memeriksa pengusul adalah pengguna aktif dan memenuhi persyaratan diberikan akses
3. Jika memenuhi persyaratan, lanjut ke proses pengusulan
4. Jika tidak memenuhi persyaratan, admin sistem membalas surat usulan dan memberikan penjelasan alasan tidak memenuhi persyaratan

Proses Usulan

Admin sistem melaksanakan secara teknis pekerjaan dari pengusul jika memenuhi persyaratan

Pemberitahuan Hasil Proses Usulan

Admin sistem memberitahu pengguna terkait hasil proses usulan apakah berhasil atau gagal beserta penjelasan jika gagal. Pemberitahuan dapat dilakukan melalui:

1. eOffice
2. SMS/WA dan/atau
3. Email ke secondary email address

Penghentian Layanan

Akun dan password PAuS, Google Workspace dapat dihapus atau diubah sewaktu-waktu tanpa pemberitahuan kepada pengguna berdasarkan pertimbangan dari pihak DPSI. Permintaan penghentian layanan dapat dilakukan atas permintaan pengguna, atasan atau pihak yang lebih berwenang terhadap pengguna dan berdasarkan kebijakan tertentu.

Biaya

Gratis dan berbatas* (mengikuti aturan Google Workspace)

Pedoman dan Referensi Pendukung

1. Surat edaran kebijakan email Unpad
2. Daftar akun PAuS
3. Reset Password PAuS
4. Update Profil PAuS
5. Aktivasi Email
6. Inaktivasi Email
7. Aktivasi PAuS
8. Inaktivasi PAuS
9. Aktivasi Akses Internet (PINTAS)
10. Inaktivasi Akses Internet (PINTAS)