Definisi

Enterprise Resource Planning (ERP) adalah sistem perangkat lunak modular yang dirancang untuk mengintegrasikan area fungsional utama dari proses bisnis perusahaan ke dalam satu sistem yang terpadu.

ERP men-standardisasi, menyederhanakan, dan mengintegrasikan proses bisnis seperti keuangan, sumber daya manusia, pengadaan, distribusi, dan departemen lainnya.

Bentuk layanan ERP yang diberikan mencakup

1. Finance: General Ledger, Payables, Receivables, Cash Management dan Fixed Assets, Customer Management.
2. Supply Chain Management: Purchase Requisition, Purchase Order, Receiving Management, Inventory Management, Vendor/Supplier Management.
3. Human Capital Management: Global HRM, Manajemen Pegawai, Organization, Structure Hierarchy, Jobs, Position dan Payroll.
4. Internal Requisition: Uang muka, pertanggungjawaban uang muka, konsumsi, perjalanan dinas, other, honor akademik dan non-akademik, Kerjasama, dan lain-lain.
5. Bank Integration: Payments, Virtual Account (Cr/Dr), MPNG–2, CashFlow, Bank Statement/MT940.
6. Reporting: Financial Reporting, Daily Transaction, CashFlow.
7. Oracle Customization dan Integration.
8. Layanan Instalasi.
9. Layanan aduan kesalahan program / error.
10. Layanan aduan permasalahan akses sistem.
11. Layanan bimbingan untuk pengelola sistem di unit kerja yang bertanggung jawab jalannya sistem.

Jenis layanan

Mahasiswa

1. Internal Requisition Petty Cash dan Pertanggungjawaban Kemahasiswaan.
2. Uang muka praktikum khusus.

Pegawai/PUMK/Operator

1. Installation.
2. Budgeting.
3. Internal Requisition.
4. Supplier Management.
5. Customer Management.
6. Reporting.
7. Pendampingan.
8. Bimbingan Teknis.

Manajemen

1. Installation.
2. System Administration.
3. Pendampingan.
4. Bimbingan Teknis.
5. Reporting.

Development

1. Functional Development.
2. Technical Development.
3. MiddleWare Development.

Fasilitas layanan yang didapatkan

1. Dokumen Teknis.
2. Dokumen UAT.
3. Dokumen Buku Pedoman.
4. Penyelesaian permasalahan dalam menggunakan sistem ERP.

Pihak yang dilayani

Mahasiswa

Untuk memfasilitasi kebutuhan kegiatan mahasiswa, dikembangkan sebuah modul khusus yaitu, Petty Cash Kemahasiswaan dan Pertanggungjawabannya. Petty Cash tersebut merupakan metode transaksi yang dilakukan oleh mahasiswa untuk menjalankan program atau kegiatannya yang telah disetujui pada SIAT Kemahasiswaan dan SIAT Perencanaan.

Proses pencairan dana kemahasiswaan dilakukan melalui PUMK di unit masing-masing. Mahasiswa hanya memberikan dokumen pendukung kepada PUMK sebagai syarat dokumen pada saat pengajuan PTCK. Setelah IR PTCK diajukan, PPK Unit akan melakukan proses verifikasi dan penerbitan Invoice untuk proses pencairan dana oleh Direktorat Keuangan. Selanjutnya, Direktorat Keuangan akan melakukan validasi dan payment dan dana otomatis akan masuk kepada supplier yang telah ditentukan pada saat IR diajukan.

Dosen

Beberapa fitur yang ada pada modul ERP untuk proses pelayanan terhadap dosen adalah Payroll, Virtual Account, Kerjasama, honorarium dan perjalanan dinas, transfer slip. Untuk memanfaatkan fasilitas tersebut, dosen diwakili oleh para PUMK dan operator, sehingga dosen tidak terlibat langsung dalam proses pencairan dana atau proses administrasinya. Dosen hanya menyiapkan dokumen yang dibutuhkan dan menggungu pencairan dana.

Staf

Beberapa fitur yang dapat dimanfaatkan oleh staf diantaranya adalah Payroll, Virtual Account, Honorarium, perjalanan dinas, perubahan rekening payroll, transfer slip, user management (PUMK) dan lain-lain. Sama halnya dengan dosen, staf tidak dapat melakukan akses langsung. Untuk prosesnya, staf diwakili oleh para PUMK dan operator yang ditunjuk.

Tamu

Salah satu fitur yang dapat dilakukan oleh tamu adalah tracking transaksi. Hal tersebut bisa dilakukan jika tamu tersebut sebagai rekanan/supplier.

Pejabat struktural

Ada banyak fitur yang dapat diakses oleh para pejabat struktural, namun pada saat ini pejabat struktural hanya melakukan proses approve pada transaksi. Pejabat struktural juga telah disediakan report khusus untuk memonitoring budget, realisasi maupun tracking transaksi.

Pihak-pihak yang terlibat layanan

Tim Support Dpsi

Tim support dpsi merupakan tim dari pihak dpsi yang memiliki tugas menerima permintaan layanan dan memastikan proses layanan dinyatakan selesai.

Tim Teknis Dpsi

Tim teknis dpsi adalah tim dari dpsi yang melaksanakan pekerjaan teknis jika dibutuhkan.

Unit Kerja

Adalah tim teknis administrasi dari unit kerja yang berkepentingan membantu pelaksanaan layanan jika dibutuhkan. Diataranya adalah:

1. PUMK
2. Operator IR
3. Operator Inventory
4. Receiver/Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan (PPHP)
5. Wakil Dekan/PPK

Direktorat Perencanaan dan Sistem Informasi

Direktorat Perencanaan dan Sistem Informasi adalah Direktorat yang memiliki tanggung jawab penuh atas pengembangan, maintain dan monitoring pada sistem ERP sehingga seluruh operasional lancar dan tidak ada kendala. Pihak yang terkait pada layanan ERP diantaranya:

1. Tim Layanan ERP
2. Tim Functional, Technical dan DBA
3. Tim Perencanaan/Budgeting
4. Tim Data
5. Tim Infrastruktur IT

Direktorat Keuangan dan Treasury

Direktorat Keuangan dan Tresury adalah Direktorat yang bertanggung jawab penuh untuk seluruh kegiatan operasional keuangan. Seluruh modul Finance (GL, Payables, Receivable, Cash Management, Tax, Fixed Assets, Payment Integration) dikelola penuh oleh Direktorat Keuangan dan Tresuri. Pihak yang terlibat pada layanan ERP adalah:

1. Admin Keuangan
2. Verifikator Invoice
3. Validator Invoice
4. Bendahara Pengeluaran/Penerimaan
5. Budgeting
6. Financial Reporting
7. Otorisator Pembayaran
8. Tax Manager
9. Receivable group
10. Payable Manager
11. Receivable Manager

Direktorat Sarana Prasarana dan Manajemen Aset

Direktorat Sarana Prasarana dan Manajemen Aset tidak kalah penting peranannya dalam siklus ERP. Perannya adalah mulai dari pengajuan Purchase Requisition, Receiving, Pengelolaan Inventory (aset lancar) dan aset tetap. Pihak yang terlibat pada layanan ERP adalah:

1. Inventory Administrator
2. Inventory Operator (level unit kerja)
3. Purchase Requisition Requester
4. Receiver/Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan (PPHP)
5. Pengelola Aset
6. Pengelola Gudang
7. Reporting

Direktorat Sumber Daya Manusia

Direktorat Sumber Daya Manusia merupakan direktorat yang bertanggung jawab penuh pada proses Payroll, Employee Management dan seluruh transaksi yang berkaitan dengan SDM. Employee Management pada ERP masih terpisah dengan SIAT kepegawaian. Employee Management meliputi Manajemen Pegawai, Organization, Structure Hierarchy, Jobs dan Position. Pihak yang terlibat pada layanan ERP adalah:

1. Operator Internal Requisition
2. Admin IR Perjalanan Dinas
3. Operator Payroll
4. Operator HRM

Kantor Layanan Pengadaan

Kantor Layanan Pengadaan sangat berperan dalam seluruh siklus Supply Chain Management. Dalam ERP, beberapa modul sudah diterapkan secara penuh pada Kantor Layanan Pengadaan, diantaranya, Vendor Management, Purchase Order, Receiving Management (Inspeksi Barang dan Delivering), Transaction Tracking dan Reporting. Pihak yang terlibat pada layanan ERP adalah:

1. Operator KLP (buyer)
2. Supplier Management
3. Kepala KLP
4. Inspector
5. Purchase Order Administrator

Persyaratan Layanan

1. Pengguna wajib melakukan pengajuan layanan sesuai dengan prosedur tahapan layanan.
2. Pengguna menyetujui perjanjian pengguna dan disclaimer layanan.
3. Pengguna wajib menyediakan persyaratan-persyaratan wajib yang berhubungan dengan layanan ERP khusus untuk pengembangan atau perubahan alur sistem, meliputi:
   • Telah memiliki proses bisnis dan atau prosedur operasional baku yang berlaku dan telah ditetapkan minimum oleh direktur.
   • Telah menetapkan penanggung jawab sistem yang akan dikembangkan.
   • Telah menyiapkan sumber daya pendukung pengembangan sistem mencakup fasilitas sistem dan sumber daya manusia sebagai pengguna sistem informasi.

Perjanjian Pengguna

1. Seluruh data adalah milik Unpad.
2. Data yang bersifat rahasia adalah data yang hanya diakses oleh pihak yang berkepentingan dan yang bersangkutan.
3. Data-data penilaian hanya diakses oleh pihak yang berkepentingan.
4. Pengguna mematuhi aturan administrasi dan menjaga kerahasiaan data pada sistem.
5. Menjaga kerahasiaan user dan password.
6. Mematuhi penggunaan sistem sesuai peraturan yang berlaku.
7. Tidak menyalahgunakan akses sistem untuk kepentingan pribadi, golongan dan atau kepentingan pihak tertentu yang dapat menyebabkan kerugian oleh pihak yang berkepentingan.
8. Segala bentuk penyalahgunaan akun yang berdampak kepada aspek hukum oleh pengguna akan diproses sesuai hukum yang berlaku.

Disclaimer

1. Penyalahgunaan user dan password menjadi tanggung jawab pengguna.
2. Password disimpan dalam bentuk data yang telah teracak (hash).

Tahapan Layanan

Swa Layanan

Tahapan layanan awal dilakukan tahapan-tahapan awal yang dapat dilakukan oleh pengguna sebelum melakukan permoh

1. Periksa apakah ada pedoman troubleshooting untuk permasalahan yang dihadapi.
2. Periksa apakah ada sistem yang dapat membantu menyelesaikan permasalahan.
3. Periksa dan komunikasikan dengan tim atau kontak person di unit kerja.

Layanan Individu: Mahasiswa, Dosen, Staff, Pejabat Struktural

Mengajukan surat ajuan layanan ke [email protected]

1. Subjek:
   • Layanan pengembangan mengacu pada layanan pengembangan sistem;
   • Layanan perubahan alur sistem;
   • Layanan User Responsibilities pada sistem;
   • Pengajuan layanan bimbingan untuk pengelola sistem di unit kerja yang bertanggung jawab jalannya sistem;
2. Informasi yang perlu dicantumkan:
   • Nama pengusul/ pengajuan
   • Kode identitas pengusul
   • Email unpad pengusul
   • No. hp/wa pengusul
   • Asal/unit kerja/ fakultas pengusul
   • URL akses yang diadukan
   • File screen capture kondisi kesalahan atau yang perlu dikonfirmasi kejelasannya
   • Deskripsi ajuan
3. Telah mempelajari pedoman dan menyetujui perjanjian layanan
4. Tandatangan pengusul

Mengajukan surat ajuan layanan ke Form Layanan ERP

1. Subjek:
   • Pengajuan Layanan aduan kesalahan program / error
   • Pengajuan Layanan aduan permasalahan akses sistem
   • Pengajuan Supplier dan Customer baru
   • Pengajuan layanan bimbingan untuk pengelola sistem di unit kerja yang bertanggung jawab jalannya sistem
2. Informasi yang perlu dicantumkan:
   • Nama pengusul/ pengajuan
   • Kode identitas pengusul
   • Email unpad pengusul
   • No. hp/wa pengusul
   • Asal/unit kerja/ fakultas pengusul
   • URL akses yang diadukan
   • Jenis Pengaduan
   • Deskripsi pengaduan
   • File screen capture kondisi kesalahan atau yang perlu dikonfirmasi kejelasannya
3. Telah mempelajari pedoman dan menyetujui perjanjian layanan
4. Tandatangan pengusul

Memeriksa ajuan dan usulan:

1. Memeriksa identitas pengusul
2. Memeriksa pengusul adalah pengguna aktif dan memenuhi persyaratan diberikan akses
3. Memeriksa persyaratan sesuai dengan syarat layanan yang akan dilaksanakan
4. Jika memenuhi persyaratan lanjut ke proses pengusulan
5. Jika tidak memenuhi persyaratan admin sistem membalas surat usulan dan memberikan penjelasan alasan tidak memenuhi persyaratan

Proses usulan:

Admin sistem melaksanakan secara teknis pekerjaan dari pengusul jika memenuhi persyaratan

Pemberitahuan hasil proses usulan:

Admin sistem memberitahu pengguna terkait hasil proses usulan apakah berhasil atau gagal beserta penjelasan jika gagal. Pemberitahuan dapat dilakukan melalui:

1. E-office
2. Status pada form layanan, SMS/Wa dan/atau
3. Email ke secondary email address

Layanan organisasi/ Unit kerja

Pendataan kebutuhan user dan kesiapan user:

1. Mendata pegawai yang ditugaskan dan memiliki permasalahan sistem
2. Membuat surat tugas pegawai yang akan ditugaskan

Mengajukan surat ajuan layanan via e office dan [email protected]

1. Subjek:
   • Pengajuan Layanan aduan kesalahan program / error
   • Pengajuan Layanan aduan permasalahan akses sistem
   • Pengajuan layanan bimbingan untuk pengelola sistem di unit kerja yang bertanggung jawab jalannya sistem
2. Informasi yang perlu dicantumkan:**
   • Nama pejabat pengusul/ pengajuan
   • Kode identitas pejabat pengusul
   • Nama contact person
   • Email unpad contact person
   • No. hp/wa contact person
   • Unit kerja/ fakultas pengusul
3. Melampirkan daftar usulan dengan kolom sebagai berikut:
   • Nama
   • Kode induk (nip/npm)
   • Jenis layanan
   • Level akses
   • URL akses yang diadukan
   • File screen capture kondisi kesalahan atau yang perlu dikonfirmasi kejelasannya
4. Melampirkan surat tugas dan menandatangani perjanjian wewenang ditandatangani masing-masing pengusul
5. Telah mempelajari pedoman dan menyetujui perjanjian layanan
6. Tandatangan pejabat pengusul

Memeriksa ajuan usulan:

1. Memeriksa identitas pengusul
2. Memeriksa pengusul adalah pengguna aktif dan memenuhi persyaratan diberikan akses
3. Jika memenuhi persyaratan lanjut ke proses pengusulan
4. Jika tidak memenuhi persyaratan admin sistem membalas surat usulan dan memberikan penjelasan alasan tidak memenuhi persyaratan

Proses usulan:

Admin sistem melaksanakan secara teknis pekerjaan dari pengusul jika memenuhi persyaratan

Pemberitahuan hasil proses usulan:

Admin sistem memberitahu pengguna terkait hasil proses usulan apakah berhasil atau gagal beserta penjelasan jika gagal. Pemberitahuan dapat dilakukan melalui:

1. E-office
2. SMS/Wa dan/atau
3. Email ke secondary email address

Penghentian layanan

1. Akses terhadap Sistem dapat dihapus atau diubah sewaktu-waktu tanpa pemberitahuan kepada pengguna berdasarkan pertimbangan dari pihak PTSI
2. Permintaan penghentian layanan dapat dilakukan atas permintaan pengguna, atasan atau pihak yang lebih berwenang terhadap pengguna dan berdasarkan kebijakan tertentu

Biaya

Tidak ada biaya.

Pedoman dan Referensi Pendukung

1. General Ledger
2. Payables (invoicing, tax, validation dan payment)
3. Receivable (invoicing, tax, receiving, lockbox, receivable activities)
4. Cash Management (banks management, bank account transfer, cashflow)
5. Fixed Asset (P2P flow, asset addition, retirement, accounting, movement dan depreciation)
6. Tax dan MPNG 2
7. Financial Reporting
8. SIAT Akademik & Receivable Integration
9. SIAT Perencanaan/Budgeting
10. UNPAD Custom Modules
11. Payroll
12. Payment Transfer
13. Supplier dan Customer
14. Internal Requisition (requester, verificator dan approver)
15. Virtual Account Management
16. SIAT Perencanaan
17. Purchase Requisition dan Purchase Order (P2P)
18. Inventory Management (internal requisition, order, move order, transaction dan reporting)
19. Dokumen Teknis seluruh modul